Los documentos digitales son desde hace tiempo un cuasi estándar en la comunicación y la contratación. Sin embargo, para poder hacer una declaración de intenciones jurídicamente vinculante, a menudo se necesita una firma. Durante mucho tiempo, el documento se imprimía y se firmaba a mano. Sólo con la introducción de las firmas digitales es posible evitar la discontinuidad de medios y firmar el documento digital también de forma electrónica.
Un documento firmado electrónicamente que pueda utilizarse como prueba debe ser capaz de reconocer de forma fiable los cambios realizados después de la firma. Para garantizarlo, se utiliza PDF como formato para los documentos. La interacción segura del formato PDF y la firma electrónica garantiza el reconocimiento de las manipulaciones. Es lo que se denomina integridad del documento.
Firmar documento PDF
La solución óptima para cada caso de uso: StepOver ofrece diversas opciones para firmar documentos PDF.
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La solución para quien quiera integrar nuestra solución de firma en una aplicación ya existente - nuestra API de Firma en combinación con una Tableta de Firma de StepOver o un Tablet PC con Windows.
Adecuado para realizar firmas sin que el firmante tenga que estar necesariamente presente (firma remota)- nuestra solución en la nube webSignatureOffice, disponible para todos los dispositivos móviles y Tabletas de firma StepOver.
Firmar documento PDF
Una firma electrónica debe cumplir ciertos requisitos para ser reconocida como prueba. Además de la verificabilidad de la firma, es esencial el formato del documento subyacente. Los cambios realizados después de la firma deben ser identificables como tales. En este caso, el formato PDF en forma de PDF/A archivable a largo plazo se ha establecido como estándar del mercado y es, por tanto, la base del proceso de firma digital.
Garantizar la llamada integridad del documento es crucial para la verificabilidad de un documento. Para ello se utilizan las denominadas sumas de comprobación (HASH) sobre el documento que se va a firmar. En el caso de los productos StepOver, la utilización de métodos criptográficos de alta seguridad reconocidos mundialmente garantiza la seguridad de las firmas electrónicas manuscritas y basadas en certificados. Para la firma electrónica manuscrita se utiliza además un procedimiento patentado con la ayuda de un par de claves asimétricas notarial para garantizar la máxima seguridad.
En términos sencillos: se crea una suma de comprobación a partir del documento que se va a firmar. Esta suma de comprobación pasa a formar parte de una clave criptográfica de alta seguridad. Con esta clave, los datos biométricos de la firma se cifran y se añaden de forma invisible al documento electrónico. La imagen visible de la firma es simplemente una referencia visual. Si el documento se modifica después de la firma, la nueva suma de comprobación creada ya no coincide con la suma de comprobación original. En consecuencia, la clave formada a partir de ésta ya no es la clave con la que se cifraron los datos biométricos durante la firma.
Además, los datos biométricos de la firma manuscrita solo pueden descifrarse con la ayuda de un notario, lo que evita usos fraudulentos y ofrece al operador la máxima verificabilidad sobre quién, cuándo y si alguien tuvo acceso a estos datos. Si el documento ha sido modificado o manipulado después de la firma electrónica basada en certificado o manuscrita, puede determinarlo fácilmente con productos estándar gratuitos como Adobe Reader.
Debido a los requisitos mencionados de archivabilidad a largo plazo e independencia del fabricante del formato del documento, sólo hay unos pocos formatos de documento utilizables. El formato adecuado más utilizado con diferencia es PDF/A.
Los formatos de Microsoft Office como Word o Excel están más pensados para la creación y edición de documentos y se consideran inadecuados para los ámbitos de la firma electrónica y el archivo de documentos. Por lo tanto, recomendamos convertir todos los demás formatos al formato PDF/A.
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