Aidex GmbH desarrolla software empresarial que se utiliza para la gestión de edificios y la administración de personal. Cuando se entregan materiales o se entregan llaves, se envían recibos, que ahora pueden digitalizarse por completo gracias a la solución StepOver.
Proceso previo a la integración
El proceso tradicional requería la creación de recibos en papel. Todos los protocolos de entrega tenían que imprimirse, firmarse, archivarse o incluso escanearse de nuevo. Este proceso manual llevaba mucho tiempo y el proceso de trabajo era complejo.
El nuevo proceso con la firma biométrica electrónica
Desde la implantación de la solución de firma biométrica electrónica de StepOver, el proceso está totalmente digitalizado. El software de gestión “Key Organiser” de Aidex genera los recibos como documentos PDF. A continuación, los documentos se muestran al usuario en las tabletas de firma y se firman digitalmente. El PDF firmado se archiva automáticamente en el software de Aidex y puede recuperarse fácilmente en cualquier momento, lo que garantiza una gestión eficaz y segura de los documentos.
El funcionamiento de las tabletas de firma y del software eSignatureOffice requiere una intervención mínima por parte de los usuarios. Esto agiliza el proceso y aumenta la satisfacción del usuario. Además, la eliminación del papel supone una reducción significativa del impacto medioambiental y de los costes operativos.
Jörg Rosenthal de Aidex sobre StepOver
Debido a las importantes mejoras y a la facilidad de integración, Aidex GmbH también recomienda las soluciones de StepOver a otras empresas. Jörg Rosenthal, de Aidex, afirma: “En los últimos años hemos adquirido tabletas de firmas de cuatro fabricantes diferentes. Sólo StepOver nos ha causado una impresión positiva. Las tabletas de firma de StepOver son modernas, duraderoa y fabricados en Stuttgart. Si necesita soporte, es fácil ponerse en contacto con ellos. Y el software de firma de StepOver (eSignatureOffice) es el único que puede configurarse mediante nuestro programa para que el proceso se complete en dos clics. Por eso sólo incorporamos ya productos de StepOver como solución de firma biométrica”.
Persepectivas
Aidex tiene previsto digitalizar otros procesos empresariales y ampliar el uso de la solución de firma biométrica electrónica de StepOver a nuevos ámbitos de aplicación. Ya está previsto el desarrollo de un nuevo software de gestión, que también se basa en la integración de la tecnología de firma digital biométrica StepOver.
