Cómo Dustcontrol implementó una solución integral de firmas con StepOver
Desde hace más de 50 años, Dustcontrol GmbH es sinónimo de innovación técnica y soluciones limpias. Con aspiradoras móviles y sistemas de extracción estacionarios, la empresa garantiza una mayor calidad de producción y un entorno de trabajo seguro en plantas industriales de todo el mundo. Pero Dustcontrol no solo persigue el objetivo de trabajar de forma más eficiente, moderna y orientada al cliente en sus productos, sino también en sus propios procesos, especialmente en el ámbito del servicio técnico de campo.
Del formulario en papel al proceso digital
Durante mucho tiempo, la creación y gestión de los informes de mantenimiento y servicio en Dustcontrol fue un proceso basado en papel: los técnicos rellenaban formularios DIN A4 con copias in situ, y los clientes firmaban a mano en papel. Posteriormente, los documentos se enviaban por correo a la sede central, se distribuían internamente y se procesaban. Todo el proceso, desde la firma hasta la facturación, no solo consumía mucho tiempo, sino que también era propenso a errores.
En su búsqueda de una solución digital con futuro, Dustcontrol encontró a StepOver. La empresa quedó especialmente convencida por la posibilidad de no solo digitalizar la firma en sí, sino de automatizar sin problemas todo el proceso. Esto se implementó con eSignatureOffice de StepOver, un potente software de firma que se integra perfectamente en los flujos de trabajo existentes. La tableta de firma fue clave para esta transformación.
Un flujo de trabajo digital integral en el servicio de campo
Hoy en día, el proceso en Dustcontrol es el siguiente: los técnicos de servicio crean protocolos de mantenimiento en Excel. Una vez finalizado, se genera un PDF a partir del documento de Excel mediante la función de impresión y se transfiere a eSignatureOffice. Allí, los campos de firma ya están predefinidos y se colocan automáticamente en el PDF. La firma se realiza directamente in situ por el técnico y el cliente en una tableta de firma o un dispositivo móvil como una tablet. En el caso de Dustcontrol, la tableta de firma agilizó enormemente este paso. Posteriormente, el documento firmado se guarda automáticamente, se envía como archivo adjunto por correo electrónico y se archiva digitalmente, completamente sin interrupciones de medios ni retrabajos manuales. La tableta de firma facilita el trabajo de campo.
Eficiencia, transparencia y aceptación
Este proceso optimizado no solo conlleva un enorme ahorro de tiempo, sino que también garantiza una mejor legibilidad, un procesamiento más rápido y una alta aceptación entre empleados y clientes. La integración de la tableta de firma contribuyó significativamente a esta mejora. Especialmente la posibilidad de mapear todos los pasos del proceso, desde la creación del informe hasta la firma y el envío, en un flujo de trabajo digital continuo, fue una característica única de StepOver para Dustcontrol. La elección de una tableta de firma adecuada fue crucial para el éxito del proyecto. La tableta de firma se ha convertido en una herramienta indispensable.
Conclusión: Digitalización con impacto
“La solución StepOver es hoy una herramienta indispensable para nuestro servicio de campo. Nos permite registrar, firmar y procesar informes de servicio directamente de forma digital y sin desvíos. Esto ahorra tiempo, reduce errores y garantiza una comunicación profesional con nuestros clientes.” — Responsable del Área de Servicio, Dustcontrol GmbH
La exitosa colaboración con StepOver demuestra cómo las empresas pueden lograr un gran impacto incluso con proyectos de digitalización específicos, especialmente cuando las soluciones no solo funcionan, sino que se integran perfectamente en los procesos existentes.