Firma Electrónica Avanzada
En el año 2025, a pesar de los avances en la transformación digital, muchas empresas aún utilizan la firma manuscrita en papel para sus documentos. Esta práctica tradicional conlleva una serie de inconvenientes que afectan la eficiencia y la productividad de las organizaciones, ya que suele conllevar un aumento de la burocracia, requiere mucho tiempo y dinero y ha demostrado ser ineficaz. Por eso, cada vez más empresas aprovechan las posibilidades que ofrece la firma electrónica.
En este artículo aprenderá cómo se pueden firmar documentos también digitalmente, qué tipos de firma electrónica existen, qué ventajas ofrece la firma electrónica en la práctica y por qué la firma electrónica avanzada ha demostrado su eficacia en el entorno empresarial.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
La firma electrónica avanzada es un componente central de la transformación digital y permite firmar documentos electrónicamente de forma segura y verificable. Un requisito previo importante para la firma electrónica avanzada es que el firmante del documento pueda identificarse claramente. Para lograrlo, los datos de la firma se vinculan inseparablemente al documento. Además, se garantiza que el documento, una vez firmado, no pueda modificarse sin ser detectado. Esto también se conoce como integridad del documento.
La firma electrónica avanzada ofrece un alto nivel de seguridad. Se calcula que alrededor del 95% de los documentos firmados digitalmente en el día a día de las empresas se firman con una firma electrónica avanzada.
Requisitos de la firma electrónica avanzada
Lo que debe cumplir en detalle una firma electrónica avanzada para ser reconocida legalmente está claramente regulado. La Unión Europea ha publicado su propio reglamento (910/2014) al respecto. El reglamento «Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions», o abreviado eIDAS, define 4 requisitos clave:
1
Asignación única al firmante: La firma debe estar claramente asignada al firmante
2
Identificación del firmante: Debe permitir la identificación del firmante.
3
Datos de creación de la firma electrónica bajo el control exclusivo del firmante: Se crea por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
4
Integridad del documento: Está vinculada a los datos firmados de forma que pueda reconocerse cualquier modificación posterior de los mismos.
La firma electrónica avanzada en la práctica
Aunque la normativa pueda parecer complicada en un principio, el uso de la firma electrónica avanzada es sencillo en la práctica. Varios proveedores, como la empresa StepOver, ofrecen soluciones para la firma electrónica avanzada. Estas soluciones también pueden integrarse fácilmente en los procesos empresariales existentes.
La firma electrónica manuscrita en una tableta de firma se utiliza con frecuencia. Esta forma se utiliza sobre todo en los procesos presenciales, como en puntos de venta o atención al ciudadano. La ventaja: firmar en una tableta de firma es similar a firmar en papel y, por tanto, genera un alto nivel de aceptación entre los firmantes.
Con la ayuda de soluciones de firma online como webSignatureOffice, también se pueden obtener firmas de personas que se encuentran en otro lugar. El firmante recibe entonces un enlace por correo electrónico que puede utilizar para firmar cómodamente el documento en su smartphone, tableta o PC. En el proceso de firma remota online, a menudo se utilizan otros factores de identificación únicos, como la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del firmante, además de los datos biométricos de la firma. Esto también se reconoce como firma electrónica avanzada.
Las tres formas diferentes de firma electrónica
Según el Reglamento eIDAS, existen tres formas diferentes de firma electrónica.
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La firma electrónica simple: Según el Art. 3 del «Reglamento eIDAS», las firmas electrónicas son datos en forma electrónica que se adjuntan o asocian lógicamente a otros datos electrónicos, que el firmante utiliza para firmar. Puede tratarse, por ejemplo, de una firma escaneada con un nombre en un documento. Normalmente, el valor probatorio de una firma electrónica simple de este tipo es bastante bajo. Por este motivo, las empresas la utilizan principalmente para la comunicación interna.
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La firma electrónica avanzada, en cambio, ofrece un valor probatorio muy alto, ya que garantiza que el documento no pueda modificarse sin ser reconocido después de haber sido firmado. La firma puede ser asignada al firmante y lo identifica de forma única. Esto hace que la firma electrónica avanzada sea la forma de firma más utilizada en el entorno empresarial.
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La firma electrónica cualificada también requiere que el firmante sea identificado por un denominado proveedor de servicios de confianza utilizando, por ejemplo, un procedimiento de identificación por vídeo. La firma electrónica cualificada es más compleja que la firma electrónica avanzada y sólo se exige si la legislación nacional la hace obligatoria para determinadas transacciones (por ejemplo, en Alemania, si se exige la forma escrita). La firma electrónica cualificada tiene el mayor valor probatorio.
Ventajas de la firma electrónica avanzada
Ahorro de tiempo y mayor eficacia: Al utilizar la firma electrónica avanzada, los contratos pueden finalizarese en tiempo real, eliminando pasos intermedios que consumen mucho tiempo, como la impresión y el escaneado. Esto acelera considerablemente los procesos empresariales y aumenta la eficiencia.
Independencia de tiempo y lugar: La firma electrónica avanzada permite firmar documentos con independencia de tiempo y lugar. Esto es especialmente ventajoso para el trabajo a distancia o las relaciones comerciales internacionales, ya que los firmantes no necesitan estar físicamente presentes.
Sostenibilidad y ahorro de costes: Eliminar el papel y los materiales de impresión reduce la huella ecológica de la empresa. También elimina costes de papel, impresoras, tinta y franqueo, lo que supone un ahorro considerable.
Validez legal y seguridad: Según el Reglamento eIDAS, las firmas electrónicas deben ser admisibles como prueba ante los tribunales de la UE, por lo que pueden utilizarse por las empresas en la mayoría de casos de uso en lugar de las firmas manuscritas en papel. También ofrecen un alto nivel de seguridad contra la manipulación gracias a las tecnologías de cifrado y las sumas de comprobación, y aumentan el valor probatorio de los documentos archivados electrónicamente en comparación con los simples escaneados.
Modernización y competitividad: La introducción de la firma electrónica posiciona a las empresas como innovadoras. Esto suele reforzar la fidelidad de los clientes y crear una ventaja competitiva.
Optimización de los procesos internos: La digitalización de los procesos de firma agiliza los procesos de trabajo internos. Esto conduce a una mejor organización y permite a los empleados centrarse en actividades que añaden valor.