Die fortgeschrittene elektronische Signatur

28. Januar 2025

Überblick über die fortgeschrittene elektronische Signatur

Trotz des fortschreitenden digitalen Wandels werden auch im Jahr 2025 noch Dokumente handschriftlich auf Papier unterschrieben. Dieser Ansatz führt jedoch häufig zu erhöhtem bürokratischem Aufwand, ist zeit- und kostenintensiv und hat sich als ineffizient erwiesen. Immer mehr Unternehmen nutzen deshalb die Möglichkeiten der elektronischen Signatur. 

Im Folgenden erfahren Sie, wie Dokumente auch digital unterschrieben werden können, welche Arten von elektronischen Signaturen existieren, welche Vorteile die E-Signatur in der Praxis bietet und warum sich die fortgeschrittene elektronische Signatur im Geschäftsumfeld bewährt hat. 

Was ist die fortgeschrittene elektronische Signatur?

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation und ermöglicht es, Dokumente sicher und beweisfähig elektronisch zu unterzeichnen. Wichtige Voraussetzung für die fortgeschrittene elektronische Signatur ist, dass der Unterzeichner des Dokuments eindeutig identifiziert werden kann. Dafür werden die Unterschriftsdaten mit dem Dokument untrennbar verknüpft. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass das Dokument nach der Unterschrift nicht unerkannt verändert werden kann. Dies ist auch unter dem Begriff Dokumentenintegrität bekannt. 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein hohes Maß an Sicherheit. Schätzungen gehen davon aus, dass ca. 95% der im Geschäftsalltag digital unterschriebenen Dokumente mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen sind.

Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur

Was eine fortgeschrittene elektronische Signatur im Detail erfüllen muss um rechtlich anerkannt zu sein ist klar geregelt. Hierfür hat die europäische Union eine eigene Verordnung (910/2014) veröffentlicht. Die Verordnung „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen“ oder kurz eIDAS definiert 4 zentrale Anforderungen:

Illustration Rechtliches

1

Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner: Die Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein.

2

Identifizierung des Unterzeichners: Sie muss die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen.

3

Elektronische Signaturerstellungsdaten unter alleinige Kontrolle des Unterzeichners: Sie wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann.

4

Integrität des Dokuments: Sie ist mit den signierten Daten so verknüpft, dass jede nachträgliche Änderung der Daten erkannt werden kann.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur in der Praxis

Auch wenn die Verordnung erstmal kompliziert klingen mag, ist die Nutzung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur in der Praxis einfach möglich. Verschiedene Anbieter, wie beispielsweiße die Firma StepOver bieten Lösungen zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur an. Diese Lösungen lassen sich auch in bereits bestehende Firmenabläufe einfach integrieren. 

Häufig zum Einsatz kommt die handschriftliche elektronische Signatur auf einem Unterschriftenpad. Diese Form wird besonders bei Face-to-Face Prozessen, wie etwa Schalter-Kasse Situationen, genutzt. Der Vorteil: Das Unterschreiben auf einem Unterschriftenpad ähnelt dem Unterschreiben auf Papier und schafft so eine hohe Akzeptanz bei den Unterzeichnern. 

duraSign Pad 10.0 mit Dokumentenansicht
webSignatureOffice

Mit Hilfe von online-Signaturlösungen, wie webSignatureOffice lassen sich auch Unterschriften von Personen einholen die sich an einem anderen Ort befinden. Der Unterzeichner erhält dann per E-Mail einen Link über diesen er das Dokument bequem per Smartphone, Tablet oder am PC unterschreiben kann. Im Online-Prozess werden zur Identifizierung des Unterzeichners neben den biometrischen Daten der Unterschrift oft auch andere eindeutige Identifikationsmerkmale wie die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Unterzeichners genutzt. Auch dies ist als fortgeschrittene elektronische Signatur anerkannt.

Die drei unterschiedlichen Formen der elektronischen Signatur

Laut eIDAS Verordnung unterscheidet man drei unterschiedliche Formen der elektronischen Signatur.

1

Die einfache elektronische Signatur: Gemäß Art. 3 der „eIDAS Verordnung“ sind elektronische Signaturen Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Es könnte sich also beispielsweiße um eine eingescannte Unterschrift mit Name in einem Dokument handeln. Im Normalfall ist der Beweiswert einer solchen einfachen elektronischen Signatur eher gering. Daher kommt sie bei Unternehmen vor allem im Rahmen von interner Kommunikation zum Einsatz.

2

Die fortgeschrittene elektronische Signatur hingegen bietet einen sehr hohen Beweiswert, da sichergestellt ist, dass das Dokument nach Unterzeichnung nicht unerkannt verändert werden kann. Die Unterschrift kann dem Unterzeichner zugeordnet werden und identifiziert diesen eindeutig. Somit ist die fortgeschrittene elektronische Signatur die am meisten verwendete Signaturform im Geschäftsumfeld.

3

Die qualifizierte elektronische Signatur erfordert zusätzlich die Identifizierung des Unterzeichners bei einem sogenannten Vertrauensdienstanbieter (Trust Service Provider) mit beispielsweise einem Video-Ident-Verfahren. Die qualifizierte elektronische Signatur ist aufwendiger als die fortgeschrittene elektronische Signatur und nur dann erforderlich, wenn eine nationale Gesetzgebung dies für bestimme Vorgänge zwingend vorschreibt (z.B. in Deutschland, wenn die Schriftform erforderlich ist). Die qualifizierte elektronische Signatur hat den höchsten Beweiswert.

Vorteile der fortgeschrittenen elektronischen Signatur

  • Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur können Verträge in Echtzeit abgeschlossen werden, wodurch zeitaufwändige Zwischenschritte wie Drucken und Scannen entfallen. Dies beschleunigt Geschäftsprozesse erheblich und steigert die Effizienz.
  • Orts- und Zeitunabhängigkeit: Fortgeschrittene elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente unabhängig von Ort und Zeit zu unterzeichnen. Dies ist besonders vorteilhaft für Remote-Arbeit oder internationale Geschäftsbeziehungen, da Unterzeichner nicht physisch anwesend sein müssen. 
  • Nachhaltigkeit und Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf Papier und Druckmaterialien reduziert den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens. Zudem entfallen Kosten für Papier, Drucker, Tinte und Porto, was zu erheblichen Einsparungen führt.
  • Rechtsgültigkeit und Sicherheit: Gemäß der eIDAS Verordnung müssen elektronische Signaturen in der EU als Beweismittel vor Gericht zugelassen werden und können daher in den meisten Geschäftsfällen anstatt handschriftlichen Unterschriften verwendet werden. Zudem bieten sie durch Verschlüsselungstechnologien und Prüfsummen ein hohes Maß an Sicherheit gegen Manipulationen und erhöhen bei elektronisch archivierten Dokumenten die Beweisfähigkeit gegenüber einfachen Scans.
  • Modernisierung und Wettbewerbsfähigkeit: Die Einführung elektronischer Signaturen positioniert Unternehmen als fortschrittlich und innovativ. Dies kann die Kundenbindung stärken und einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
  • Optimierung interner Prozesse: Durch die Digitalisierung von Unterschriftsprozessen werden interne Abläufe gestrafft. Dies führt zu einer besseren Organisation und ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
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