PDF Dokument unterschreiben

PDF Dokument unterschreiben – einfach und sicher

Digitale Dokumente gehören seit längerem zum quasi-Standard in der Kommunikation und im Vertragswesen. Um eine rechtskräftige Willenserklärung abgeben zu können, wird jedoch oft eine Unterschrift benötigt. Sehr lange Zeit wurde hierzu das Dokument ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben. Erst mit der Einführung der digitalen Signatur wird es möglich, Medienbrüche zu vermeiden und das digitale Dokument auch elektronisch zu unterzeichnen.
Ein beweisfähig elektronisch unterschriebenes Dokument muss nach dem Signieren vorgenommene Änderungen verlässlich erkennen lassen. Um dies zu gewährleisten, greift man auf PDF als Format für die Dokumente zurück. Das sichere Zusammenspiel von PDF-Format und elektronischer Signatur garantiert, dass Manipulationen erkannt werden. Man spricht von der sogenannten Dokumentenintegrität.

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PDF Dokument unterschreiben

Mit diesen Lösungen lassen sich PDF Dokumente digital unterschreiben

Für jedes Anwendungsszenario die optimale Lösung: StepOver bietet unterschiedliche Möglichkeiten um PDF Dokumente zu unterschreiben. 

Icon Signatur Pad

Standalone

Die einfachste und schnellste Möglichkeit PDF Dokumente bei Face-to-Face Prozessen zu unterschreiben – unsere voll automatisierbare offline Signaturlösung eSignatureOffice in Kombination mit einem StepOver Unterschriftenpad oder Windows Tablet PC.

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API-Integration

Die Lösung für alle, die unsere Signaturlösung in eine bereits bestehende Anwendung integrieren wollen – unsere Signature API in Kombination mit einem StepOver Unterschriftenpad oder Windows Tablet PC.

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Cloud

Geeignet um Unterschriften von Personen einzuholen, ohne dass der Unterzeichner unmittelbar anwesend sein muss – unsere Cloudlösung webSignatureOffice, verfügbar für alle mobilen Endgeräten und StepOver Unterschriftenpads.

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Das PDF Format als Basis der elektronischen Signatur

Eine elektronische Unterschrift muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um als beweisfähig anerkannt zu werden. Wesentlich ist neben der Überprüfbarkeit der Signatur das Format des zugrundeliegenden Dokuments. Änderungen die nach dem Signieren vorgenommen werden müssen als solche identifizierbar sein. Hier hat sich das PDF Format in Form des langzeitarchivfähigen PDF/A als Marktstandard etabliert und ist deshalb Grundlage für den digitalen Signaturprozess.
Illustration Beweisfähigkeit

Beweisfähigkeit

Für die Beweisfähigkeit eines Dokuments ist das Sicherstellen der sogenannten Dokumentenintegrität entscheidend. Sie wird unter Einsatz von sogenannten Prüfsummen über das zu unterzeichnende Dokument realisiert. Im Falle von StepOver Produkten gewährleistet die Verwendung hochsicher weltweit anerkannter kryptographischer Verfahren die Sicherheit der zertifikatsbasierten und handgeschriebenen elektronischen Signaturen. Bei der handgeschriebenen elektronischen Signatur kommt zudem ein patentiertes Verfahren unter zur Hilfenahme eines notariellen asymmetrischen Schlüsselpaares zum Einsatz um maximale Sicherheit zu gewährleisten.  In einfachen Worten ausgedrückt: Es wird eine Prüfsumme vom zu unterzeichnenden Dokument gebildet. Diese Prüfsumme wird Bestandteil eines hochsicheren kryptografischen Schlüssels. Mit diesem Schlüssel werden die biometrischen Daten Ihrer Unterschrift verschlüsselt und unsichtbar dem elektronischen Dokument hinzugefügt. Das sichtbare Schriftbild ist dabei lediglich ein Sichtvermerk. Sollte nun das Dokument nach der Unterschrift verändert werden, stimmt bei einer eingeleiteten Prüfung die dabei neu gebildete Prüfsumme nicht mehr mit der ursprünglichen Prüfsumme überein. Dies hat zur Folge, dass auch der daraus gebildete Schlüssel nicht mehr der ist, mit dem die biometrischen Daten beim Signieren verschlüsselt worden sind.  Zudem können die biometrische Daten der handgeschriebenen Unterschrift nur mit Hilfe eines Notars entschlüsselt werden, was den Missbrauch verhindert und dem Betreiber die maximale Nachweisbarkeit bietet, wer, wann und ob jemand auf diese Daten Zugriff hatte. Ob das Dokument nach der zertifikatsbasierten oder handschriftlichen elektronischen Signatur verändert bzw. manipuliert wurde, können Sie ganz einfach mit kostenlosen Standardprodukten wie dem Adobe Reader feststellen.

Standard

Aufgrund der o.g. Anforderungen an die Langzeitarchivierbarkeit und Herstellerunabhängigkeit des Dokumentenformates gibt es nur wenige nutzbare Dokumentenformate. Das mit Abstand am weitesten verbreitete geeignete Format ist PDF/A.

Microsoft Office Formate wie Word oder Excel sind eher für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten gedacht und werden für die Bereiche der elektronischen Signatur und Dokumentenarchivierung als ungeeignet angesehen. Daher empfehlen wir eine Konvertierung aller anderen Formate in das PDF/A Format.

Illustration ISO Standard

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