Die Aidex GmbH entwickelt betriebliche Software, die im Bereich der Gebäudeverwaltung sowie der Personalverwaltung eingesetzt wird. Bei einer Materialausgabe oder Schlüsselübergabe fielen Quittungsbelege an, die Dank der StepOver-Lösung nun vollständig digitalisiert werden können.
Prozess vor der Integration
Der traditionelle Prozess erforderte die Erstellung von Quittungen als Papierbelege. Alle Übergabeprotokolle mussten ausgedruckt, unterschrieben, abgeheftet oder sogar wieder eingescannt werden. Dieses manuelle Verfahren ist zeitraubend und die Handhabung war umständlich.
Der neue Prozess mit der elektronischen Signatur
Seit der Implementierung der StepOver e-Signatur-Lösung ist der Prozess voll digitalisiert. Die Aidex Verwaltungssoftware „Key Organizer“ erzeugt die Belege als PDF-Dokument. Anschließend werden die Dokumente dem Nutzer auf den Unterschriftenpads angezeigt und digital signiert. Das signierte PDF wird automatisch in der Aidex-Software archiviert und ist jederzeit leicht abrufbar, wodurch eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung gewährleistet wird.
Die Handhabung der Unterschriftenpads und der Software eSignatureOffice erfordert nur minimale Eingaben von den Nutzern. Dies beschleunigt den Prozess und erhöht die Benutzerzufriedenheit. Darüber hinaus bedeutet die Reduzierung des Papierverbrauchs eine deutliche Reduktion der Umweltbelastung und der Betriebskosten.
Jörg Rosenthal von Aidex zu StepOver
Aufgrund der signifikanten Verbesserungen und der einfachen Integration empfiehlt die Aidex GmbH die Lösungen von StepOver auch anderen Unternehmen. Jörg Rosenthal von Aidex sagt hierzu: „Wir haben in den letzten Jahren Unterschriftenpads von vier verschiedenen Herstellern bezogen. Dabei ist uns nur StepOver positiv aufgefallen. Die StepOver Unterschriftenpads sind modern, haltbar und Made in Stuttgart. Sollte man trotzdem mal Support brauchen, ist dieser unkompliziert erreichbar. Und die StepOver Signier-Software (eSignatureOffice) ist die einzige, die von unserem Programm so konfiguriert werden kann, dass der Vorgang mit zwei Klicks erledigt ist. Deshalb vertreiben wir als Signaturlösung nur die Produkte von StepOver.“
Ausblick
Aidex plant, weitere Geschäftsprozesse zu digitalisieren und die Nutzung der StepOver-Signaturlösung auf neue Anwendungsgebiete auszuweiten. Die Entwicklung einer neuen Sachverwaltungssoftware, die ebenfalls auf die Integration der StepOver-Technologie setzt, ist bereits geplant.
