Elektronische Signatur: Welche StepOver Lösung passt zu Ihnen?
Unterschriftenpad oder Tablet? Fertige Software oder eigene Integration? Cloud oder lokale Lösung? Wer eine elektronische Signatur-Lösung auswählen möchte, steht schnell vor zahlreichen Möglichkeiten. Die gute Nachricht: Fünf Fragen reichen aus, um die Auswahl deutlich einzugrenzen.
In 5 Schritten zur passenden Lösung
1
Szenario: Wird remote oder vor Ort unterschrieben?
2
Erfassungsgerät: Unterschriftenpad, Tablet PC oder kein separates Gerät?
3
Integration: Fertige Software oder Integration in die eigene Anwendung?
4
Betriebssystem: Windows, macOS oder Linux?
5
Signaturart: Einfache, Fortgeschrittene oder Qualifizierte Elektronische Signatur?
1. Remote oder vor Ort unterschreiben?
Sollen Personen ortsunabhängig oder zeitversetzt unterschreiben, führt der Weg in die Cloud zu webSignatureOffice. Signaturanfragen werden per Link bereitgestellt und können über den Browser sowie auf mobilen Geräten bearbeitet werden. Auch hybride Prozesse aus Online- und Vor-Ort-Signaturen lassen sich abbilden.
Wird ausschließlich vor Ort unterschrieben, wie etwa am Schalter, im Beratungsgespräch oder beim Kunden, sind meistens die lokalen StepOver Lösungen am besten geeignet.
2. Welches Erfassungsgerät wird verwendet?
Bei den klassischen StepOver Unterschriftenpads erfolgt die Anbindung über USB. Neben der reinen Erfassung der Signatur bieten viele Modelle auch die Möglichkeit das Dokument vor dem Unterzeichnen auf dem Unterschriftenpad anzuzeigen. Bei den klassischen Signaturpads wird zusätzlich eine Software-Lösung benötigt.
Die modernen NextGen Pads arbeiten dagegen autark und können neben der USB-Verbindung auch über das Netzwerk angesprochen werden. Dokumentanzeige, Signaturerfassung, Verschlüsselung und PDF-Erzeugung erfolgen dabei direkt auf dem Pad.
Alternativ zu einem klassischen Unterschriftenpad ermöglicht eSignatureOffice Tablet-PC die handschriftliche elektronische Signatur direkt auf einem Windows-Tablet mit Stift. Mit webSignatureOffice können Unterschriften darüber hinaus auch auf Android- und iOS-Geräten erfasst werden.
Wer vollständig auf ein separates Gerät zur handschriftlichen Signaturerfassung verzichten möchte, kann Dokumente auch digital mittels Zertifikat signieren. Hierfür steht die Cloud-Lösung webSignatureOffice zur Verfügung.
3. Fertige Software oder eigene Integration?
Ohne Integrationsaufwand können Sie direkt mit unseren Signaturpads und eSignatureOffice starten. Die fertige Software-Lösung ermöglicht das Signieren von PDF-Dokumenten. Eine flexible Zwischenlösung ohne Programmieraufwand bietet der SimpleSigner: Er lässt sich per Kommandozeilenaufruf aus bestehenden Anwendungen heraus starten und so einfach in vorhandene Prozesse einbinden.
Für die Integration in native Anwendungen stehen die Signature API und die Device API zur Verfügung. Dabei übernimmt die Signature API die Signatur des PDF-Dokuments, während die Device API für die Kommunikation mit dem Unterschriftenpad sowie die Erfassung des Schriftbilds und der biometrischen Daten zuständig ist. Die Device API ist kostenlos und gleichzeitig Voraussetzung für die Nutzung der Signature API.
Für die Integration in Web-Anwendungen mit klassischen Signaturpads steht der Pad Connector zur Verfügung. Dieser läuft als WebSocket-Dienst auf dem Client und stellt die Verbindung zwischen Web-Anwendung und Unterschriftenpad her. Die kostenlose Standard-Version ermöglicht die Erfassung des Schriftbilds. Der Pad Connector Pro kann die erfasste Unterschrift zusätzlich in das PDF-Dokument einfügen und dieses digital signieren. Bei NextGen Pads übernimmt diese Aufgabe die nextGen API. Sie bietet sowohl eine .NET- als auch eine REST-Schnittstelle und kann in Verbindung mit NextGen Pads kostenlos genutzt werden.
Als Faustregel für die Auswahl gilt: Sind klassische Signaturpads bereits vorhanden und ist die Installation einer Client-Komponente möglich, bietet sich der Pad Connector Pro an. Bei einer Neuanschaffung oder wenn auf den Clients keine zusätzliche Software installiert werden soll, ist die NextGen-Serie in der Regel die passendere Lösung.
4. Welches Betriebssystem ist im Einsatz?
eSignatureOffice läuft ausschließlich unter Windows. Für alle anderen Lösungen wie Signature API, Device API, Pad Connector, nextGen API und sämtliche webSignatureOffice-Varianten funktionieren sowohl Windows, macOS als auch Linux.
5. Welche elektronische Signatur wird benötigt?
Einfache elektronische Signatur (EES): Es wird nur das Schriftbild erfasst, ohne signiertes PDF. Dafür genügen Device API oder Pad Connector Standard – beide kostenlos. Typisch für die interne Kommunikation.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Das PDF wird signiert und ist damit beweisfähig: Nachträgliche Änderungen werden erkennbar, die biometrischen Daten werden verschlüsselt in das Dokument eingebettet. Möglich mit eSignatureOffice, Signature API, Pad Connector Pro, nextGen API, Print2NG und webSignatureOffice. Das ist die Stufe, die im Alltag am häufigsten gefragt ist.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES bietet die höchste beweiskraft. Sie ist ausschließlich über webSignatureOffice möglich und setzt eine vorherige Identifizierung des Unterzeichners voraus. Erforderlich etwa bei befristeten Arbeitsverträgen oder Verbraucherdarlehen.
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