Word & Excel Dokumente unterschreiben

Wie kann ich Word Dokumente unterschreiben?

Sie wollen ein Word Dokument unterschreiben oder unter Excel Tabellen eine elektronische Signatur einfügen? Wir empfehlen grundsätzlich die Umwandlung in ein PDF Dokument – StepOver bietet die entsprechende Software. Warum? Ganz einfach: Nachträglichen Manipulationen und dem Einfügen von Veränderungen wird so am besten vorgebeugt.

Jedoch ist jeder Fall anders und es mag auch Fälle geben, wo eine einfache elektronische Signatur unter ein Word oder Excel Dokument ausreicht. Hierfür bieten wir eine kostenlose Lösung an – das StepOver Office Plugin.

PDF gilt als Standardformat

Warum Word und Excel Dokumente nicht die erste Wahl für digitale Signaturen sind?

Die Nutzung von Word und Excel Dateien bietet keinen zuverlässigen Schutz vor nachträglichen Veränderungen der Dokumente. Somit kann nicht sicher ausgeschlossen werden, dass Dokumente nach der Unterzeichnung manipuliert bzw. verändert werden. Experten sprechen hierbei von der sogenannten Dokumentenintegrität die nicht gewährleistet ist.

Deshalb hat sich das PDF Format als Standardformat für das sichere Unterschreiben von Dokumenten durchgesetzt. Besonders das PDF/A als herstellerunabhängiges Langzeitformat wird standardmäßig verwendet. Es ist davon auszugehen, dass dieses noch in Jahrzehnten auf verschiedenen Betriebssystemen und mit verschiedenen Anwendungen eins zu eins darstellbar sein wird. Viele Archivsysteme und Softwareprogramme zum Prüfen von Signaturen in PDF Dokumenten (wie z.B. Adobe Reader) sind verfügbar.

Excel & Word Dokumente unterschreiben

Und was, wenn mein Dokument nicht im PDF Format vorliegt?

Sofern Sie ein Word oder Excel Dokument unterzeichnen wollen, empfehlen wir die Konvertierung in ein PDF Dokument um die Dokumentenintegrität zu gewährleisten. Mehr dazu finden Sie unter Rechtliches, Sicherheit & Datenschutz.

Good to know: Die einfache elektronische Signatur gilt als nicht beweisfähig.

Die StepOver Lösungen für die Umwandlung in ein PDF

StepOver bietet in Kombination mit der Software eSignatureOffice und der Cloudlösung webSignatureOffice die Möglichkeit mit Hilfe eines virtuellen Druckers Word & Excel Dokumente in PDF Dokumente umzuwandeln. Automatisiert wird dann der Unterschriftenvorgang gestartet.

PDF Converter

Der StepOver PDF Converter ist ein virtueller Drucker. Diesen Drucker können Sie aus jeder druckfähigen Anwendung wie Ihren normalen Drucker ansprechen. Der PDF Converter erzeugt eine voll durchsuchbare PDF-Datei und startet die Signatursoftware.

Print-to-Cloud

Diesen virtuellen Drucker können Sie aus jeder druckfähigen Anwendung heraus ansprechen. Es wird ein komplett durchsuchbares PDF Dokument erstellt, welches im Anschluss völlig automatisch auf den Server unseres Online Signatur Dienstes webSignatureOffice hochgeladen wird.

Beweisfähigkeit hat für Sie nicht erste Priorität?

Word & Excel Dokumente ohne Konvertierung unterschreiben

Wir denken immer im Sinne des Unternehmens. Es mag Fälle und Anwendungen geben, da wird in der Praxis auf die Beweisfähigkeit nicht das Hauptaugenmerk gelegt.

Hier kann das StepOver Office Plugin zum Einsatz kommen. Das Unterschriftbild wird mit einem StepOver Unterschriftenpad erfasst und in ein Word oder Excel Dokument eingefügt. Die Dokumente können in jeder Microsoft Word oder Excel Anwendung dargestellt und natürlich auch weiterverarbeitet werden. Ganz ohne zusätzliche Software.

Wichtiger Hinweis: Das unterzeichnete Dokument wird durch das Einfügen des Abbildes der Unterschrift nicht beweissicherer als zuvor. Für eine beweissichere elektronische Unterschrift empfehlen wir unsere Lösungen eSignatureOffice, webSignatureOffice oder Signature API.

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